年底，作為HR管理者非常地忙碌，不僅要完成部門及公司目標(biāo)，還要組織和參與公司各種會議及溝通會。
由哈佛商學(xué)院和倫敦政經(jīng)學(xué)院經(jīng)濟(jì)學(xué)家完成的一項“CEO做什么”的研究表明，CEO的大部分（85%）時間都與別人一起度過。他們的工作時間中，開會占去了60%，剩下的25%用來打電話、開電話會以和處理公共事務(wù)等。
但相信大家都有共同的體會，很多會議往往是在浪費時間。
普遍對會議的詬病在于“會議時間延遲、會議目的不清、會議后問題依然沒有得到解決...”
這種無效的會議，不僅沒有達(dá)到既定的目標(biāo)，并且困在會議室的這段時間，生產(chǎn)力幾乎為零，時間及機(jī)會成本都很高...
雖然這不是管理者想要的，但會議并不能因此而不開，那究竟如何開會，才是最正確的方式呢。
無準(zhǔn)備，不開會！
很多時候，會議效果不好，是準(zhǔn)備工作沒有做足。
為了尊重別人的時間，提升會議的高效和有效性，提前準(zhǔn)備會議方案還是很有必要的。
1.會議時長
會議不是越長越好，人全神貫注的注意力最多只保持40分鐘，所以每一次會議最佳的時長應(yīng)不超過一個小時。
能一個小時開完的，絕不多開一分鐘。
就像吃東西，吃多少，拿多少，不要往盤子里放太多東西，盡管3分鐘看似不長，但這種壞習(xí)慣會導(dǎo)致累計浪費幾個小時，你給自己的時間比原本需要的時間多，就相當(dāng)于把寶貴的時間都扔掉了。
所以組織者一定要根據(jù)會議的主題、目的及發(fā)言的人數(shù)設(shè)置合適的總時長，并且在過程中進(jìn)行提醒。
喬治.伯思斯說“優(yōu)質(zhì)講話的秘訣在于有一個好的開頭和結(jié)尾，并讓兩者盡可能地接近?！?/span>
2.會議主題及目的
會議的主題務(wù)必清晰明確，主題即是本次會議討論的議題，以及圍繞此議題，最終要解決哪些問題，達(dá)成什么樣的目標(biāo)。
是為了對關(guān)鍵事件做出重大決策，還是僅限對某個主題進(jìn)行討論，是只需在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)，還是要在明確的時間點提交意見和結(jié)果。
并且，會議主題不宜過多，本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。
同時，讓與會者清楚各自的角色，和需要為此主題做哪些相應(yīng)的準(zhǔn)備。
3.合適的參與人
在會議中經(jīng)常會出現(xiàn)一些看似相關(guān)，其實并不直接相關(guān)的人，導(dǎo)致會議延遲和效果不佳。
除了會議發(fā)起部門及相關(guān)人之外，和此會議有直接利益或后續(xù)直接負(fù)責(zé)此項工作及對接的人員參與，其他如“間接負(fù)責(zé)的人、或通過部門長即可將工作安排下去的、不需要發(fā)言和記錄，未準(zhǔn)備充分的人等”其實未必都需要參加。
合適的參與人，既能提升會議的有效性，也是尊重他人的時間。
4.會議的風(fēng)格
會議風(fēng)格指的是會議通過什么樣的形式進(jìn)行。
是坐著開會，還是站著完成。是用ppt展示，還是直接對話的方式。
能站著就開完的，盡量不要坐著，坐著開會雖然舒適，但會讓與會者忽略時間的流逝。
并且發(fā)言的人要站在參會的人群之間，這種暗示會議時間不會太長，可以給大家一種超時的緊迫感，不會持續(xù)很久，這樣會更快說到重點。
若不用ppt，可以讓參會的人更能將注意力放在你的身上，也會讓主講人講的更精簡和高效一些。
當(dāng)你說的內(nèi)容越少的時候，聽眾反而聽到的內(nèi)容越多。
5.會議中要各司其職
會議中的每個角色明確分工也是保障會議有效的前提。
誰來發(fā)起組織開會更合適；
誰來主講，主講的內(nèi)容是什么；
參與的人除了作為聽眾，還需要做哪些事情；
誰來記錄合適，有沒有提前準(zhǔn)備好記錄的電子表模板；
清晰的職責(zé)分工，可以讓會議更高效，有效地調(diào)動各方資源的同時，讓會議更順利進(jìn)行下去，同時保證最終的效果和目的。
6.提前發(fā)布會議通知
這一條也非常的重要。
尤其是和Boss相關(guān)，需要其決策的會議，需要做到提前，再提前。
一是老板的時間需要提前預(yù)約；
二是若有需要調(diào)整的你還可以來得及修改；
三是讓決策人提前清楚他需要做哪些事情，方便你在會議中就重點和其進(jìn)行溝通。
四是有利于老板后續(xù)更快地對你的方案進(jìn)行決策和給出明確的意見。
尤其是非常重大重要，涉及到多方部門及利益的會議，一份全面細(xì)致，準(zhǔn)備充分的會議方案是必不可少的，也是會議組織成功的保障。
過程中的時間控制，真的是一種水平！
一個好的會議過程需要抓關(guān)鍵點：
一是時間的控制，除了在必要的時間提醒發(fā)言的人控制時間和不要跑偏之外，會議的主講人更需重點關(guān)注。
這時，會議記錄的人，除了積極傾聽之外，往往也是那個需要做到必要的提醒的人。
會議殺手往往是會議上那個強(qiáng)勢的人，占支配地位，扼殺了會議其他成員相互交流的可能性。
這與其職位、級別和性格有關(guān)。
二是每一次只讓一個人發(fā)言，或通過發(fā)言棒的形式，縮短強(qiáng)勢的這個人的發(fā)言時間，總體上讓會議朝著既定的時間進(jìn)行。
因為你如果什么都說，那聽眾就什么都聽不到。
人每天受到干擾的次數(shù)是50次，刪除不重要的信息，直接說重點，比什么都重要。
如果你是那個強(qiáng)勢者，一定要記住，話要說到點子上，而且說完了就要停下來。
因為很多時候，與其說人們關(guān)注你說的內(nèi)容，其實他們更看重你展示的清晰觀點和展露出的自信。
真正有水平的人，都是善于控制的。
會開完了，并沒有真的完！
大多會議現(xiàn)狀是，會開完了，就沒有然后了。
作為會議發(fā)起和組織部門及關(guān)鍵人，需要在會議結(jié)束后做如下跟蹤：
首先要出一份會議記錄。
記錄重點內(nèi)容，并且在會議結(jié)束當(dāng)天，讓每個與會者確認(rèn)簽字。
目的一是讓他們再次回顧會議內(nèi)容；二是了解本次會議后續(xù)要做哪些事情；三也是作為公司會議過程資產(chǎn)的管理需要。
如果是需要有具體的行動計劃的，則列明該行動涉及到的內(nèi)容事項、部門、責(zé)任人、完成的時間點、要達(dá)到的目的，工作對接誰等等。
其次是會議發(fā)起人需要在計劃完成點前進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶嵝选?/span>
最后是對本次會議和行動計劃做復(fù)盤。
完成了，是因為什么，亮點在哪？沒有完成又是因為什么，問題出在哪，哪些環(huán)節(jié)沒有考慮到，后期如何改善等等。
萬達(dá)的會議文化是“會后不落實等于會白開”，并且為此專門開發(fā)了一個任務(wù)追蹤系統(tǒng)，目的是通過量化的指標(biāo)來跟蹤會議落實情況。
通過對會議的這種事前、事中、事后的管理，形成閉環(huán)。
小會議中藏著大智慧，除了提升企業(yè)整體的管理效能，也讓管理者不斷地去反思，總結(jié)，提升自己的管理能力。
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